Las reuniones son un recurso indispensable para la organización, relevamiento y avances de cada proyecto que emprende una empresa, pero abusar de éste puede resultar muy riesgoso para la compañía. El desafío de hoy: Cómo lograr un equilibrio y sacar provecho de LAS REUNIONES.

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Pasar todo el día en reunión, muchas veces deja una amarga sensación de que no se hizo nada en la jornada laboral. Identificar su importancia y correcto uso o frecuencia, es clave para sacar provecho a este recurso.

En el pasado, las reuniones se utilizaban para comunicar una decisión o informar cambios, discutir una implementación que incluía la participación de distintos sectores o, simplemente, marcar poder.

En la actualidad, las mismas no debieran desaparecer, pero si limitar su uso, ya que existen otros medios dentro de la organización para informar y comunicar, mucho más rápidos y efectivos.  Muchas compañías se encuentran en plena transición, al igual que sus ejecutivos, y se resisten a aceptar cambios en su dinámica laboral, por lo que siguen utilizando las reuniones con otros fines no funcionales a las necesidades actuales.

Por lo general, estos encuentros suelen ser utilizados erróneamente para marcar o denegar poder. Otras veces, para tapar “baches” en la cadena informativa de ciertos eventos o decisiones. Y principalmente, se abusa del mismo porque se lo considera como el medio más apto para comunicar debido a que están todos presentes; pero la realidad es que, en esos casos y bajo esas circunstancias, lo único que se logra con este recurso es improductividad, frustración y sobre todo, pérdida de tiempo.

Es importante remarcar que en las empresas de la era de los millennials, el uso de las reuniones debe estar reservado a la búsqueda de consensos para la toma de decisiones y para el desarrollo del llamado “enfoque múltiple”, donde es necesario la escucha activa, el dialogo y abrirse al registro de emociones propias y del equipo.

En la actualidad, existen metodologías ágiles que ayudan a la incorporación de este recurso, sin hacer abuso del mismo. La aplicación de esta corriente esta orientada a minimizar el impacto de las tareas que no son totalmente imprescindibles, como las reuniones, para conseguir el objetivo del proyecto. De este modo, se pretende aumentar la eficiencia de las personas involucradas en el proyecto y, como resultado de ello, minimizar el coste. Un ejemplo claro es la implementación de reuniones, cuya duración no debe superar los 10 minutos, con objetivos concretos y establecidos preliminarmente.